Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

Zamawiający  Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (KSON) zwany dalej „Jednostką audytowaną” („JA”)  zaprasza do złożenia ofert:

  1. Przedmiot zapytania

    AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU:

  1. Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu pn. „Praca-niezależność-sukces: aktywizacja społeczno-zawodowa osób z niepełnosprawnościami” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Społecznej Osób Niepełnosprawnych (PFRON)
  2. Audyt przeprowadzany jest zgodnie z „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”
  3. Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie JA.

II. Zakres audytu zewnętrznego

Audyt powinien obejmować ogół działań, prowadzących do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji zadania/projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.

  1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez JA. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez JA dokumentach związanych z realizowanym projektem.
  2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
    1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
    2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
    3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez JA do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

  1. Audyt obejmuje w szczególności:
    1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
      1. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
      2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji projektu),
      3. sprawdzenie wniesienia przez JA wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
      4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
      5. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
      6. sprawdzenie statusu podatkowego JA (w szczególności w zakresie podatku VAT),
    2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
    3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
    4. weryfikację sposobu monitorowania projektu przez JA (osiągania celu projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w projekcie, ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy JA prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r., Nr 113 poz. 759, z późn. zm.)
    5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
    6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji projektu,
    7. sprawdzenie, czy JA wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
    8. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23)

III. Wartość dofinansowania projektu/wartość kosztów projektu (w okresie objętym audytem):

Wartość dofinansowania ze środków PFRON:  694 563,00 PLN

Wartość projektu ogółem: 779 105,10  PLN

IV. Okres realizacji projektu (okres objęty audytem) :

1) rozpoczęcie rzeczowe i finansowe  realizacji: 2019-03-01

2) zakończenie rzeczowe i  finansowe realizacji: 2020-03-31

3) złożenie sprawozdania finansowego i merytorycznego z  realizacji zadania: 2020- 04-30

V. Termin realizacji zamówienia:

Usługę należy wykonać w terminie  09.03.-23.03.2020   z uwzględnieniem postanowień ust. IX p.1-2.

VI. Kryteria wyboru:

- najniższa cena brutto - 50 %

-doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów „miękkich” dofinansowanych przez PFRON– 30%

- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów „miękkich” dofinansowanych z funduszy unijnych – 15 %

- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów z  pozostałych źródeł – 5%

  1. Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym (JA), a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.

VII. Warunki płatności

1.Na podstawie faktury, płatnej w terminie 14 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.

2.Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego (JA) raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem.

VIII. Kwalifikacje Wykonawcy audytu zewnętrznego

  1. Zamawiający (JA) powierzy zlecenie wykonania tej usługi podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
  2. Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
  3. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
  4. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,

b.posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),

c.posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,

d.posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.

  1. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt a-b stosuje się odpowiednio.
  2. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

a.wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

b.wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

c.potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

  1. Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
  2. JA zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust.5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
  3. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
  4. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego JA. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
  5. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności JA lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
  1. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem JA albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
  2. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz JA, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
  3. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
  4. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
  5. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
  6. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
  7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
  8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy JA, a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania

 

 

XI. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

1. W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże JA:

a. wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 16.03.2020r.

b. końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 23.03.2020r.

przy czym JA ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu.

2. Przyjęcie przez JA raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu.

Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego. Potwierdzenie wydane przez audytora musi dotyczyć kwot i informacji zawartych w dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

X. Termin złożenia ofert:

Ofertę należy złożyć osobiście w Karkonoskim Sejmiku Osób Niepełnosprawnych 58-500 Jelenia Góra, ul. Osiedle Robotnicze 47a (sekretariat) listem poleconym, lub mailowo (skany podpisanych oryginałów) na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Termin składania ofert upływa dnia 04.02. 2020 r. o godz. 15.00. Decyduje data wpływu oferty do KSON.

XI. Termin wyboru oferty

Wybór oferty nastąpi do dnia 07.02.2020r. a wyniki zostaną opublikowane na stronie www.kson.pl.

Pozostałe informacje:

  1. Poziom ufności dla badania audytowego określa się na poziomie minimum 98%.
  2. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty:
  3. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
  4. Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
  5. Dokumenty dotyczące zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia:
    1. wykaz wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
    2. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
    3. potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu.
  6. Potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające, iż wykonawca spełnia jeden z warunków określonych w lit. a), b), c):
    a. wykonawca jest uprawniony są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),
    b. wykonawca posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),
    c. wykonawca w latach 2003-2006 zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,
  7. Oświadczenie, iż osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia:
    1. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
    2. nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
  8. Oświadczenie, iż jednym z członków zespołu audytowego będzie osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający spełnienie tego warunku
  9. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności bezstronności i niezależności od JA, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oświadczenie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”
  10. Wzór umowy opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią firmową i na każdej stronie czytelnym podpisem osoby/osób reprezentującej/ych wykonawcę.
  11. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem adresu e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
  12. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami JA określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
  13. Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi.
  14. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone, bez podania przyczyn przez Zamawiającego.
  15. W związku z sytuacją określoną w pkt. 5 Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze przewidziane w wyżej cytowanej ustawie.
  16. JA zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, zwłaszcza w sytuacji, kiedy cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą JA może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
  17. JA zamierza przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia kwotę szacunkowo 4500,00 zł. brutto (kwota zgodnie z budżetem zadania). 

16.Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami

Monika Żak,  wyłącznie drogą mailową: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

XII. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 1.

27.01.2020 r. Stanisław Schubert, prezes KSON

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia.