Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

audytaa Zamawiający Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (KSON) zwany dalej „Jednostką audytowaną” („JA”) zaprasza do złożenia ofert:

I. Przedmiot zapytania AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu pn. „Wydawanie Biuletynu Informacyjnego Niepełnosprawni Tu” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Społecznej Osób Niepełnosprawnych (PFRON) na podstawie umowy ZZO/000087/01/D z dnia 23 czerwca 2014r. w ramach XIII konkursu ofert.


2. Audyt przeprowadzany jest zgodnie z „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych” (http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane-konkurs/2245,Wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub.html)
3. Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie JA.

II. Zakres audytu zewnętrznego

Audyt powinien obejmować ogół działań, prowadzących do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji zadania/projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.
1) Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez JA. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez JA dokumentach związanych z realizowanym projektem.
2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
a. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
b. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
c. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez JA do rozliczenia przyznanego dofinansowania, są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
3. Audyt obejmuje w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
a. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
b. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji projektu),
c. sprawdzenie wniesienia przez JA wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
d. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
e. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
f. sprawdzenie statusu podatkowego JA (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. weryfikację sposobu monitorowania projektu przez JA (osiągania celu projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w projekcie, ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy JA prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r., Nr 113 poz. 759, z późn. zm.)
5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji projektu,
7. sprawdzenie, czy JA wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte. 8. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23)

III. Wartość dofinansowania projektu:

Wartość dofinansowania ze środków PFRON: 668 742,82 PLN

IV. Okres realizacji projektu:

1) rozpoczęcie rzeczowe i finansowe realizacji: 2014-01-04
2) zakończenie rzeczowe i finansowe realizacji: 2017-03-31.
3) złożenie sprawozdania finansowego i merytorycznego z pierwszego okresu realizacji zadania: 2017- 03-31

V. Termin realizacji zamówienia:

Usługę należy wykonać w terminie 01.03.- 30.03.2017 z uwzględnieniem postanowień ust. IX p.1-2.

VI. Kryteria wyboru:

- najniższa cena brutto - 50 %
-doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów „miękkich” dofinansowanych przez PFRON– 30%
- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów „miękkich” dofinansowanych z funduszy unijnych – 15 %
- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów z pozostałych źródeł – 5%
Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym (JA), a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.

VII. Warunki płatności

1.Na podstawie faktury, płatnej w terminie 14 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.
2.Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego (JA) raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem.

VIII. Kwalifikacje Wykonawcy audytu zewnętrznego

1. Zamawiający (JA) powierzy zlecenie wykonania tej usługi podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
2. Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
3. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
a. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
b. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
c. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
d. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
4. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt a-b stosuje się odpowiednio
5. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia: 
1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, 
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
6. Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
7. JA zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust.5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
8. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
9. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego JA. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
a. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności JA lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
b. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem JA albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz JA, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
d. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
e. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
g. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
10. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
11. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy JA, a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

IX. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

1) W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże JA:
a) wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 17.03.2017 r.
b) końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 30.03.2017 r. przy czym JA ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu.
2) Przyjęcie przez JA raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu. Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego. Potwierdzenie wydane przez audytora musi dotyczyć kwot i informacji zawartych w dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

X.Termin złożenia ofert:

Ofertę należy złożyć osobiście w Karkonoskim Sejmiku Osób Niepełnosprawnych 58-500 Jelenia Góra, ul. Osiedle Robotnicze 47a (sekretariat) listem poleconym, lub mailowo (skany podpisanych oryginałów) na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Termin składania ofert upływa dnia 21 lutego 2017 r. o godz. 12.00. Decyduje data wpływu oferty do KSON.

XI. Termin wyboru oferty

Wybór oferty nastąpi do dnia 24 lutego 2017r. a wyniki zostaną opublikowane na stronie www.kson.pl.

Pozostałe informacje:

1. Poziom ufności dla badania audytowego określa się na poziomie minimum 98%.
2. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: a. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. b. Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
3. Dokumenty dotyczące zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia:
a) wykaz wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu.
4. Potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające, iż wykonawca spełnia jeden z warunków określonych w lit. a), b), c):
a) wykonawca jest uprawniony są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),
b) wykonawca posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),
c) wykonawca w latach 2003-2006 zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,
5. Oświadczenie, iż osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia:
a) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
b) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
6. Oświadczenie, iż jednym z członków zespołu audytowego będzie osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający spełnienie tego warunku
7. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności bezstronności i niezależności od JA, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oświadczenie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”
8. Wzór umowy opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią firmową i na każdej stronie czytelnym podpisem osoby/osób reprezentującej/ych wykonawcę.
9. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem adresu e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
10. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami JA określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
11. Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi.
12. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone, bez podania przyczyn przez Zamawiającego.
13. W związku z sytuacją określoną w pkt. 5 Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze przewidziane w wyżej cytowanej ustawie.
14. JA zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, zwłaszcza w sytuacji, kiedy cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą JA może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
15. JA zamierza przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia kwotę 3900,00 zł. brutto (kwota zgodnie z budżetem zadania).
16.Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami Monika Żak, wyłącznie drogą mailową: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

XII. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 1.