dotyczące przygotowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej
w ramach projektu „OD STAŻYSTY DO SPECJALISTY: AKTYWIZACJA ZAWODOWA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI POPRZEZ STAŻE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ramach pilotażowego programu “Stabilne zatrudnienie — osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”
Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (zwany dalej: Zamawiającym), adres: 58–500 Jelenia Góra, ul: Os. Robotnicze 47a, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej.
OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( zał. Nr 8 do Zasad wspierania realizacji zadań)
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
- Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie projektu kampanii promocyjnej w/w projektu, a w dalszej kolejności (po zatwierdzeniu projektu) przeprowadzenie kampanii promocyjnej.
- przygotowanie koncepcji kampanii promocyjnej z opisem narzędzi użytych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej
- harmonogram wykonawczy
- Kampania musi/zą spełniać następujące wymagania:
Dotarcie do odbiorców z województwa mazowieckiego, śląskiego, dolnośląskiego, lubuskiego i opolskiego
Prowadzenie kampanii w okresie 3 miesięcy
- WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV)
79340000–9 usługi reklamowe i marketingowe
79341000–6 usługi reklamowe
79341100–7 doradcze usługi reklamowe
- ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY
Wykonawca zobowiązany jest do:
- przygotowania i przekazania Zamawiającemu „Projektu szczegółowej kampanii promocyjnej” wraz z kosztorysem wykonawczym w terminie 5 dni roboczych od otrzymania od Zamawiającego akceptacji programu wstępnego. Program szczegółowy powstaje na podstawie programu ogólnego oraz pozostaje do korekty „Programu szczegółowego” i/lub narzędzi, o ile Zamawiający zgłosi Wykonawcy taką konieczność (w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania uwag). Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest ponadto przekazanie Zamawiającemu starannie i poprawnie uzupełnionej oraz pełnej dokumentacji dotyczącej programu i wykonania promocji w/w projektu, zgodnie z aneksem nr 1 do umowy.
- przygotowania i przeprowadzenia zadania opisanego w pkt 2 przedmiot zamówienia
- wydruku i dostarczenia Zamawiającemu wzorów materiałów promocyjnych użytych w kampanii promocyjnej, potwierdzeń prowadzenia kampanii (np. mediaplany, zrzuty z ekranu, płyty z nagraniami, ulotki, plakaty, broszury itp.)
- przygotowania sprawozdania z przeprowadzonej kampanii promocyjnej z uwzględnieniem statystyk
- terminowego rozliczenia się z przeprowadzonej kampanii promocyjnej
- oddelegowania osoby do współpracy z Zamawiającym (z osobami zaangażowanymi w realizację projektu).
- ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO
Zamawiający zobowiązuje się do:
- opracowania i przekazania Wykonawcy formularzy dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej, służących do potwierdzenia prowadzonych działań w ramach kampanii promocyjnej
- udostępnienia i przekazania Wykonawcy niezbędnych materiałów koniecznych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej
- TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA
01-12-2019 – 28-02-2020 (szczegółowy harmonogram do uzgodnienia między stronami).
Zamawiający, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w porozumieniu z Wykonawcą, zastrzega sobie prawo do wydłużenia bądź skrócenia okresu realizacji Przedmiotu zamówienia
- WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:
- a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadanie takich uprawnień;
- b) Dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia;
- c) przedłożą wypełniony oraz podpisany przez uprawnionego przedstawiciela Oferenta Formularz ofertowy wraz
z załącznikami do Zapytania ofertowego
Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem potencjalnego Wykonawcy z postępowania (ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą).
- WYŁĄCZENIE PODMIOTÓW POWIĄZANYCH Z ZAMAWIAJĄCYM Z UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.
- KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY
- W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru oferty spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 6 i 7 w oparciu o kryterium wyboru: cena, doświadczenie zawodowe, koncepcja kampanii promocyjnej.
- Ocena doświadczenia zawodowego Wykonawców w zakresie prowadzenia kampanii promocyjnych/reklamowych/informacyjnych w okresie ostatnich 3 lat zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione przez Wykonawców wraz z ofertą wykazy doświadczenia zawodowego z prowadzenia działań promocyjnych, reklamowych, informacyjnych poparte referencjami/rekomendacjami podmiotów zlecających usługę/i, potwierdzającymi fakt jej/ich wykonania w należyty sposób.
- W przypadku stwierdzenia w ofertach/ofercie oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych bądź innych omyłek polegających na niezgodności ofert/oferty z przedmiotowym zapytaniem Zamawiający wezwie Wykonawcę/-ów do sprostowania.
- Oferty zawierające braki formalne, na prośbę Komisji oceniającej mogą zostać uzupełnione w określonym przez Komisję terminie. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Komisja. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.
SPOSÓB WYBORU WYKONAWCY
Wagi punktowe lub procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
- Cena brutto — waga 40 % (40 pkt)
Liczba punktów = Cena brutto oferty najniższej/Cena brutto badanej oferty x 10 pkt
- Doświadczenie zawodowe – waga 20 % (20 pkt)
W procesie oceny brane będą pod uwagę następujące kryteria:
kryterium | Waga kryterium (%) | Maks. Liczba (pkt.) |
Doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia kampanii promocyjnych/reklamowych/informacyjnych 10 kampanii i więcej o zasięgu minimum ogólnopolskim | 15 | 15 |
Doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia kampanii promocyjnych/reklamowych/informacyjnych 4–9 kampanii o zasięgu minimum ogólnopolskim | 5 | 5 |
Maks. suma pkt: 20
Liczba punktów weryfikowana na podstawie załączonych do oferty rekomendacji.
- Koncepcja kampanii promocyjnej/reklamowej/informacyjnej – waga 40 % (40 pkt)
Ocena cechy rozwiązania | kryterium | Waga kryterium (%) | Maks. Liczba (pkt.) |
Określenie taktyki działań | Oferta otrzyma 10 pkt, jeżeli Wykonawca wyszczególni formy reklamowe, które mają być wykorzystane, opisze rozkład czasowy poszczególnych działań z podziałem nie mniej dokładnym niż tygodniowy z wyszczególnieniem regionów | 10 | 10 |
Oferta otrzyma 5 pkt, jeżeli Wykonawca wyszczególni formy reklamowe, które mają być wykorzystane, opisze rozkład czasowy poszczególnych działań z podziałem nie mniej dokładnym niż 2‑tygodniowy | |||
Oferta otrzyma 0 pkt, jeżeli Wykonawca wyszczególni formy reklamowe, które mają być wykorzystane, opisze rozkład czasowy poszczególnych działań z podziałem nie mniej dokładnym niż miesięczny | |||
Przeanalizowanie i dobór narzędzi z określeniem proporcji ich użycia | Oferta otrzyma 10 pkt jeżeli Wykonawca określi budżet dla każdego działania w oparciu o wcześniej wyznaczone cele oraz określi całkowity koszt kampanii | 10 | 10 |
Oferta otrzyma 5 pkt jeżeli Wykonawca określi budżet całościowy kampanii dla działań w oparciu o wcześniej wyznaczone cele | |||
Oferta otrzyma 0 pkt jeżeli Wykonawca określi budżet całościowy kampanii | |||
Optymalizacja budżetu | Oferta otrzyma 10 pkt, jeśli Wykonawca opisze sposoby i sytuacje, w których budżet będzie optymalizowany (jak często będą robione takie analizy, co będzie brane pod uwagę), wyszczególni narzędzia służące do tego celu oraz opisze jak będą one stosowane | 10 | 10 |
Oferta otrzyma 5 pkt, jeśli Wykonawca opisze sposoby i sytuacje, w których budżet będzie optymalizowany, wyszczególni narzędzia służące do tego celu oraz opisze jak będą one stosowane | |||
Oferta otrzyma 0 pkt, jeśli Wykonawca nie opisze jak budżet będzie optymalizowany | |||
Opracowanie raportowania przebiegu, skuteczności oraz efektów kampanii; | Oferta otrzyma 10 pkt, jeśli Wykonawca poda, że raportowanie będzie odbywać się w cyklu tygodniowym oraz przedstawi jakie informacje mają być przekazywane oraz w jakiej formie | 10 | 10 |
Oferta otrzyma 5 pkt, jeśli Wykonawca poda, że raportowanie będzie odbywać się w cyklu miesięcznym oraz przedstawi jakie informacje mają być przekazywane oraz w jakiej formie | |||
Oferta otrzyma 0 pkt, jeśli Wykonawca nie poda w jakim cyklu ma odbywać się raportowanie lub jakie informacje mają być przekazywane oraz w jakiej formie |
Maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 100.
Liczby wszystkich punktów (kryterium 1+2+3) po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, tj. przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji danych przedstawionych w ofercie.
W przypadku przekroczenia kwoty, jaką Zamawiający dysponuje na sfinansowanie zamówienia, dopuszcza się negocjację oferowanej ceny. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Wykonawcy, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.
- TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Termin związania ofertą to 30 dni kalendarzowych od dnia upływu terminu składania ofert.
- OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU
Monika Żak – koordynator@kson.pl
- MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
Ofertę (skan) wraz z załącznikami należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: koordynator@kson.pl. Oferty należy przesyłać w terminie do 06.11. 2019 roku do godz. 12.00 ‚w tytule proszę wpisać: „zapytanie ofertowe — promocja” Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Oferty muszą posiadać ceny brutto uwzględniające wszystkie koszty Wykonawcy-Oferenta. Wyłonienie Wykonawcy nastąpi do dnia 14.11.2018r.
- UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
- UWAGI KOŃCOWE
Nie dopuszcza się możliwości powierzenia przez Wykonawcę zamówienia podwykonawcom.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. - POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Szczegółowy opis koncepcji:
- określenie taktyki działań;
- w tym wyszczególnienie form/formatów reklamowych, które mają być wykorzystywane,
- rozłożenie aktywności w czasie w każdym z działań oraz oszacowanie wielkości ruchu w podziale nie mniej dokładnym niż miesięczny
- przeanalizowanie i dobór narzędzi z określeniem proporcji ich użycia;
- wyznaczenie budżetu dla każdego z działań/grup celowych itd. w oparciu o założone wcześniej cele.
- określenie całkowitego budżetu dla kampanii
- optymalizacja budżetu;
- opisanie sposobów i sytuacji, w których budżet będzie optymalizowany (jak często będą robione takie analizy, co będzie brane pod uwagę)
- wyszczególnienie narzędzi służących do tego celu oraz opisanie jak będą one stosowane
- opracowanie raportowania przebiegu, skuteczności oraz efektów kampanii;
- w jakim cyklu ma to raportowanie się odbywać,
- jakie informacje mają być przekazywane,
- w jakiej formie
Do zapytania ofertowego dołączono:
- załącznik nr 1 Wzór: Formularz oferty
- załącznik nr 2 Wzór: Oświadczenie o braku powiązań
- załącznik nr 3 Wzór: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
— zał. Nr 4 Wykaz doświadczenia zawodowego
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia.
O F E R T A
Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę: .….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….…
NIP .….….….….….….….…… REGON .….….….….….….….….….….…..
Adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję: .….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: .….….….….….….….….….….….….….….….……
Numer telefonu: 0 (**) .….….….….….….….. Numer faksu: 0 (**).….….….….….….…..
e‑mail .….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….….…..
Odpowiadając na ogłoszenie dotyczące zapytania ofertowego nr 01/10/2019 na
- przygotowanie koncepcji kampanii promocyjnej z opisem narzędzi użytych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej
- harmonogram wykonawczy
zgodnie z wymogami zawartymi w ogłoszeniu z dnia 25.10.2019 r., oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę ryczałtową:
- CENA całkowita netto ……………………(słownie: …………………………………..)
- Cena całkowita brutto…………………………………. zł brutto tj. słownie ……………………………………………………………………………… złotych brutto.
- Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w ogłoszeniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń, uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy projekt umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.
2. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
3. Do niniejszej oferty załączamy następujące dokumenty:
- Koncepcja kampanii,
- Harmonogram wykonawczy
- .….….….….….… ………….….….….….….….….….….
(podpis uprawnionego przedstawiciela wykonawcy)
OŚWIADCZENIE
o braku powiązań kapitałowych i osobowych
………………………………. ………………………dnia………………………
/pieczątka nagłówkowa Oferenta/ /miejscowość/
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia/ń w ramach projektu „OD STAŻYSTY DO SPECJALISTY: AKTYWIZACJA ZAWODOWA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI POPRZEZ STAŻE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ” zapytanie ofertowe nr 01/10/2019 oświadczam, że Wykonawca, którego reprezentuję, nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy przyjęciu, iż przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemnie powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Zamawiającym polegające w szczególności na:
- Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
- Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.
…………………………………………………………………………………………………………..
/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta/
Załącznik nr 3
OŚWIADCZENIE
o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
………………………………. ………………………dnia………………………
/pieczątka nagłówkowa Oferenta/ /miejscowość/
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na w ramach projektu„ „OD STAŻYSTY DO SPECJALISTY: AKTYWIZACJA ZAWODOWA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI POPRZEZ STAŻE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ” zapytanie ofertowe nr 01/10/2019
Ja/my niżej podpisany/i
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta)
działających w imieniu i na rzecz:
……………………………………………………………………………………………………………
(nazwa Oferenta)
Oświadczam/y, że:
- a) Posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia.
- b) Dysponuję/emy potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.
- c) Znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
…………………………………………………………………………………………………………..
/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta/