Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

zapytanie ofertowe1dotyczące usługi hotelowo-gastronomicznej wraz z wynajęciem sali szkoleniowej w ramach projektu

„Praca? Jestem na TAK! aktywizacja zawodowa osób z niepełnosprawnościami”

współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach 24 konkursu ofert, zgodnie z umową nr ZZO/000123/01/D

Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (zwany dalej: Zamawiającym) 58-500 Jelenia Góra os. Robotnicze 47a, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej.


1. OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( zał. Nr 8 do Zasad wspierania realizacji zadań)


2. LOKALIZACJA WYKONANIA USŁUGI: obiekt położony w odległości do 200 km od miast: Warszawa lub Lubliniec (woj. śląskie) lub Jelenia Góra (dolnośląskie)


3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowo-gastronomiczna wraz z wynajęciem sali szkoleniowej dla 73 osób zgodnie ze specyfikacją:
• 6 noclegów dla 73 osób w terminie 22.04.2017-28.04.2017 r. w pokojach: dwuosobowych [pokoje z oddzielnymi łóżkami, z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka) W przypadku braku możliwości podzielenia uczestników pomiędzy pokoje dwuosobowe, np. z powodu nierównego podziału wg płci, wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe
• Wyżywienie dla 73 osób w terminie 22.04.2017-28.04.2017
- 1 dzień: kolacja + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana + kolacja ;
-2 dzień: śniadanie(szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana + kolacja ;
-3 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja;
- 4 dzień: śniadanie + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana + kolacja;
- 5 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana + kolacja;
- 6 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana + kolacja;
- 7 dzień: śniadanie
• Zapewnienia noclegu i wyżywienia (jw.) dla 2 osób – opiekunów grupy, gratis

Specyfikacja posiłków:
Obiad składać się ma co najmniej z dwóch dań i napoju. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi. Kolacja składać się ma co najmniej z dania ciepłego, zimnych przystawek, gorącego napoju i wody przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi.
Przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniania ma składać się z co najmniej: gorącego napoju (kawa, herbata), wody.
Wykonawca ponadto zapewni również wodę do picia w trakcie szkoleń (ok. 6 godzin dziennie)
Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania zamawiającego.
• Wynajęcie 3 sal szkoleniowych (w cenie) na 30 godzin w terminie 22.04-28.04.2017.
Wynajem sali szkoleniowej powinien być zgodny z poniższymi kryteriami:
- odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie,
- każda sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać min. 24 miejsca siedzących przy stołach (21 uczestników, 3 trenerów),
- sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy oraz trener będą zakwaterowani,
- łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz),
- ekran lub przynajmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika,
- flipchart,
- klimatyzacja,
- zapewnienie ogrzewania pomieszczenia,
- odpowiednia odległość od źródeł hałasu,
- Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż.

Oferent zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 20°C.
- zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu).

• wynajęcie 1 sali szkoleniowej (w cenie) w terminie 22.04 ( 2 godziny), 23.04 ( 5 godzin) 27.04.2017 (5 godzin)
• Wynajem sali szkoleniowej powinien być zgodny z poniższymi kryteriami:
• - odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie,
• - sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać min. 73 miejsc siedzących
• - sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy oraz trenerzy będą zakwaterowani,
• - łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz),
• - ekran lub przynajmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika,
• - sprzęt grający, głośniki
• - flipchart,
• - klimatyzacja,
• - zapewnienie ogrzewania pomieszczenia,
• - Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż.
Oferent zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 21°C.
• - zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu).

4. Specyfikacja obiektu:
- standard co najmniej dwugwiazdkowy
- obiekt musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym pokoje dla co najmniej 5 osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
- zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników i trenerów,
- hotel z dobrym dostępem do komunikacji publicznej,
Kod CPV
55110000-4 – Hotelarskie usługi noclegowe ;
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków ;
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji obejmujące najem sali konferencyjnej

5. TERMIN WYKONANIA USŁUGI: Usługa hotelowo-gastronomiczna wraz z wynajęciem sali szkoleniowej będzie realizowana w terminie od 22.04.2017 do 28.04.2017 r. Jest to termin preferowany. Dopuszcza się złożenie oferty obejmującej inny termin, jednakże nie wcześniej niż 15.04.2017 r. i nie później niż 24.04.2017 (daty rozpoczęcia pobytu).


6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy którzy:
a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadanie takich uprawnień;
b) Dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem potencjalnego Wykonawcy z postępowania (ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą).

7. WYŁĄCZENIE PODMIOTÓW POWIĄZANYCH Z ZAMAWIAJĄCYM Z UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.


8. KRYTERIA WYBORU OFERTY: Kryteria wyboru oferty stanowią:
- cena: 50% ( max 100 pkt. ),
- warunki pobytu i lokalizacji: 50% (max 50 pkt.).
Sposób przyznawania punktacji Ostateczną liczbę punktów stanowić będzie suma punktów za cenę plus punkty za warunki pobytu i lokalizacji tj.
PUNKTACJA wg wzoru: K = ( A x 50%)+(B x 50%)
Gdzie:
A - Cena oferty
B - Warunki pobytu i lokalizacji
K - Uzyskana liczba punktów

Oferent, który zaproponował najniższą cenę otrzymał 100 pkt za kryterium „A” natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów wg wzoru: A=( Am : Ac) x 100 pkt.
gdzie: A- liczba punktów za kryterium cena Am- najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert Ac- cena oferty badanej
Podana cena musi obejmować cenę brutto.
Cena musi być podana w złotych polskich.
B - Warunki pobytu i lokalizacji.
Maksymalna ilość punktów, jaką można uzyskać w tym kryterium jest równa 50 pkt.
Punktacja w tym kryterium została przyznana według następującego porządku:
I. 5 pkt. - dwugwiazdkowym
15 pkt. – trzygwiazdkowym,
25 pkt. - czterogwiazdkowym.,
II. dostępność komunikacji publicznej:
10 pkt. – duża dostępność,
5 pkt. – średnia,
0 pkt. – mała.
III. Dodatkowe atrakcje w cenie: strefa spa, basen, organizacja czasu wolnego, inne:
0-15 pkt.
Nie dopuszcza się możliwości powierzenia przez Wykonawcę zamówienia podwykonawcom.
Po otrzymaniu Państwa oferty zastrzegamy sobie możliwość dokonania wizji lokalnej przed rozstrzygnięciem zapytania ofertowego oraz podpisaniem umowy. W przypadku przekroczenia kwoty, jaką Zamawiający dysponuje na sfinansowanie zamówienia, dopuszcza się negocjacji oferowanej ceny. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Wykonawcy, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.

9. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
2. Zostanie złożona po terminie składania ofert,
3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 20% od kwoty którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),
4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

10. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub w przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu w negocjacjach lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

11. DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY Zamawiający oczekuje, że oferta będzie zawierała opis proponowanego przedmiotu zapytania oraz jego cenę brutto za nocleg, wyżywienie, wynajem sali. Oferta powinna zawierać zał nr 1, zał nr 2 i zał nr 3.

12. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Monika Żak, koordynatorka projektu, wyłącznie drogą mailową:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

13. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Ofertę wraz z załącznikami należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. bądź dostarczyć osobiście do siedziby Zamawiającego.
W odpowiedzi na ofertę należy podać cenę brutto za 1 usługę – całość (tj. cenę brutto za wyżywienie, cenę brutto za nocleg,).
Oferty należy przesyłać w terminie do 10.02. 2017 roku do godz. 15.00. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
Oferty muszą posiadać ceny brutto uwzględniające wszystkie koszty Wykonawcy-Oferenta. Sposób płatności za wykonanie ww. usług – przelew na konto w ciągu 14 dni po przedłożeniu faktury/rachunku.

14. Załączniki:
- załącznik nr 1 Wzór: Formularz oferty
- załącznik nr 2 Wzór: Oświadczenie o braku powiązań
- załącznik nr 3 Wzór: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu 25.01.2017 r.

Stanisław Schubert, prezes KSON

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia.  

UWAGA! 

W związku z pytaniem Ofernta o kwotę, którą Zamawiający ma zamiar przeznaczyć na realizację zamówienia informujemy,

iż Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia kwotę 61320,00 zł brutto.