ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/11/2018

morze11ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/11/2018 dotyczące usługi hotelowo-gastronomicznej wraz z wynajęciem sal szkoleniowych w ramach projektu „Niepełnosprawni na etacie” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zgodnie z umową nr ABS/00003/01/D Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (zwany dalej: Zamawiającym) 58-500 Jelenia Góra os. Robotnicze 47a, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej.

1. OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (zał. Nr 8 do Zasad wspierania realizacji zadań)

2. LOKALIZACJA WYKONANIA USŁUGI: obiekt położony na Wybrzeżu, w okolicy do 500 km od siedziby Wnioskodawcy

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowo-gastronomiczna wraz z wynajęciem sali szkoleniowej dla 25 osób zgodnie ze specyfikacją:
8 noclegów dla 25 osób w terminie 30.11-08.12. 2018 r.
w pokojach: dwuosobowych [pokoje z oddzielnymi łóżkami, z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka)
W przypadku braku możliwości podzielenia uczestników pomiędzy pokoje dwuosobowe, np. z powodu nierównego podziału wg płci, wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe.
Dla 9 osób – trenerów zostaną zapewnione pokoje jednoosobowe.
Wyżywienie dla 25 osób w terminie 30.11.-08.12.2018
- 1 dzień: obiadokolacja + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana ;
-2 dzień: śniadanie(szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana + kolacja ;
-3 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja;
-4 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja;
-5 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja;
-6 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja
-7 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja;
-8 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniana +kolacja;
- 9 dzień: śniadanie
Zapewnienie noclegu i wyżywienia (jw.) dla 2 osób – opiekunów grupy, gratis (łączna liczba przebywających osób to 27 – przy czym kalkulację-ofertę proszę przedstawić na 25 osób).
Specyfikacja posiłków: Obiad składać się ma co najmniej z dwóch dań i napoju. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w terminie 7 dni przed datą realizacji usługi. Kolacja składać się ma co najmniej z dwóch dań ciepłych, zimnych przystawek, gorącego napoju i wody przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w terminie 7 dni przed datą realizacji usługi.
Przerwa kawowa ciągła na bieżąco uzupełniania ma składać się z co najmniej: gorącego napoju (kawa, herbata), wody oraz ciasteczek. Wykonawca ponadto zapewni również wodę do picia w trakcie szkoleń (ok. 5 godzin dziennie)
Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania zamawiającego.
ynajęcie 2 sal szkoleniowych (w cenie) na łącznie 64 godzin w terminie 01.12-08.12.2018. w przedziale czasowym 9.00 - 13.00, 14.00- 18.00
Wynajem sali szkoleniowej powinien być zgodny z poniższymi kryteriami:
- odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie,
- każda sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać min. 10 miejsc siedzących przy stołach,
- sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy oraz trenerzy będą zakwaterowani,
- łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz),
- ekran lub przynajmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika,
- flipchart, - klimatyzacja,
- zapewnienie ogrzewania pomieszczenia,
- odpowiednia odległość od źródeł hałasu,
- Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż.
Oferent zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 20°C.
- zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu). wynajęcie 1 sali integracyjnej (w cenie) w terminie 30.11 (ok.2 godziny w przedziale 18.00-22.00), 02.12 (ok. 3 godzin w przedziale 19.00-22.00), 07.12. (ok.2 godz. w przedziale 19.00-22.00)
Wynajem sali szkoleniowej powinien być zgodny z poniższymi kryteriami:
- odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie,
- sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać min. 27 miejsc siedzących
- sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy oraz trenerzy będą zakwaterowani,
- łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz),
- ekran lub przynajmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika,
- sprzęt grający, głośniki
- flipchart,
- klimatyzacja,
- zapewnienie ogrzewania pomieszczenia,
- Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż.
Oferent zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 21°C. zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu).
Specyfikacja obiektu:
- standard co najmniej trzygwiazdkowy
- obiekt musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym pokoje dla co najmniej 6 osób poruszających się na wózkach inwalidzkich (mogą być wieloosobowe)
- zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników i trenerów,
- hotel z dobrym dostępem do komunikacji publicznej,
Kod CPV 55110000-4 – Hotelarskie usługi noclegowe ; 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków ; 55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji obejmujące najem sali konferencyjnej

5. TERMIN WYKONANIA USŁUGI: Usługa hotelowo-gastronomiczna wraz z wynajęciem sali szkoleniowej będzie realizowana w terminie od 30.11.2018 do 08.12.2018 r. Jest to termin preferowany. Wykonawca może też złożyć ofertę na inny termin mieszczący się w okresie 30.11-16.12.2018, a Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozpatrzenia takiej oferty.

6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy którzy:
a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadanie takich uprawnień;
b) Dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem potencjalnego Wykonawcy z postępowania (ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą).

7. WYŁĄCZENIE PODMIOTÓW POWIĄZANYCH Z ZAMAWIAJĄCYM Z UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.

8. KRYTERIA WYBORU OFERTY: Kryteria wyboru oferty stanowią:
- cena: 50% ( max 100 pkt. ),
- warunki pobytu i lokalizacji: 50% (max 50 pkt.).
Sposób przyznawania punktacji Ostateczną liczbę punktów stanowić będzie suma punktów za cenę plus punkty za warunki pobytu i lokalizacji tj.
PUNKTACJA wg wzoru: K = ( A x 50%)+(B x 50%)
Gdzie: A - Cena oferty B - Warunki pobytu i lokalizacji K - Uzyskana liczba punktów
Oferent, który zaproponował najniższą cenę otrzymał 100 pkt za kryterium „A” natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów wg wzoru: A=( Am : Ac) x 100 pkt. gdzie: A- liczba punktów za kryterium cena Am- najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert Ac- cena oferty badanej Podana cena musi obejmować cenę brutto.
Cena musi być podana w złotych polskich.
B - Warunki pobytu i lokalizacji. Maksymalna ilość punktów, jaką można uzyskać w tym kryterium jest równa 50 pkt. Punktacja w tym kryterium została przyznana według następującego porządku:
I. 15 pkt. – trzygwiazdkowym, 25 pkt. - czterogwiazdkowym.,
II. dostępność komunikacji publicznej: 10 pkt. – duża dostępność, 5 pkt. – średnia, 0 pkt. – mała.
III. Dodatkowe atrakcje w cenie: strefa spa, basen, organizacja czasu wolnego, inne: 0-15 pkt.
Nie dopuszcza się możliwości powierzenia przez Wykonawcę zamówienia podwykonawcom. Po otrzymaniu oferty Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej przed rozstrzygnięciem zapytania ofertowego oraz podpisaniem umowy - ewentualne związane z tym koszty noclegu (2 osób) pokrywane będą przez Oferenta. W przypadku przekroczenia kwoty, jaką Zamawiający dysponuje na sfinansowanie zamówienia, dopuszcza się negocjacji oferowanej ceny. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Wykonawcy, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.

9. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
2. Zostanie złożona po terminie składania ofert,
3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 20% od kwoty którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),
4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

10. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub w przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu w negocjacjach  lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

11. DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY Zamawiający oczekuje, że oferta będzie zawierała opis proponowanego przedmiotu zapytania oraz jego cenę brutto za nocleg, wyżywienie, wynajem sali. Oferta powinna zawierać zał nr 1, zał nr 2 i zał nr 3.

12. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Monika Żak, koordynatorka projektu, wyłącznie drogą mailową:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

13. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Ofertę wraz z załącznikami należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. . W odpowiedzi na ofertę należy podać cenę brutto za 1 usługę – całość (tj. cenę brutto za wyżywienie, cenę brutto za nocleg,). Ofertę należy przesłać w terminie do 15.11.2018 roku do godz. 15.00.
Wybór Wykonawcy nastąpi do dnia 16.11.2018r. do godz. 15.00. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Oferty muszą posiadać ceny brutto uwzględniające wszystkie koszty Wykonawcy-Oferenta.
Sposób płatności za wykonanie ww. usług – przelew na konto w ciągu 14 dni po przedłożeniu faktury/rachunku.

14. Załączniki:
- załącznik nr 1 Wzór: Formularz oferty
- załącznik nr 2 Wzór: Oświadczenie o braku powiązań
- załącznik nr 3 Wzór: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Sporządziła: Monika Żak, koordynatorka projektu 06.11.2018 r.
Stanisław Schubert, Prezes KSON

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia 

Załączniki:
Pobierz plik (zapytanie - hotel 3 edycja.doc)zapytanie - hotel 3 edycja.doc89 kB

Szukasz czegoś?

Pozostałe Projekty

Porady i Spotkania

Porady Prawne:

Masz pytanie lub problem, który wymaga porady. Zapraszamy do siedziby KSON. Darmowych porad udzielają;

  • Radca Prawny Bernadetta Baszak
  • Radca Prawny Mateusz Nowak
  • z dziedziny odszkodowań komunikacyjnych - biegły sądowy Jerzy Wojtas

Porady Psychologiczne:

  • Psycholog - Pani Ewa Knychas

 

Asystent Rodziny:

Poradnictwo z zakresu:

  • Problematyki Rodzinnej (problemy materialne, opiekuńczo-wychowawcze),
  • Pomocy Społecznej (świadczenia pieniężne i niepieniężne),

W każdy poniedziałek i czwartek w godzinach: 9.00 - 14.00 - Alicja Mroczkowska.

W sprawie konsultacji prosimy o kontakt z biurem KSON. Telefon 75 75 24 254, Telefon/fax - 75 75 23 183. Email: info@kson.pl

Porady Mediatora:

Kontakt: mediator.jeleniagora@gmail.com lub tel. 75 75 24 254, Telefon/fax - 75 75 23 183. Email: info@kson.pl

Uwaga: Osoby poszukujące pracy!

Uprzejmie informujemy Państwa, że istnieje możliwość skorzystania z bezpłatnych porad psychologa - doradcy zawodowego. W trakcie kilku indywidualnych spotkań zbadamy Pańsywa predyspozycje zawodowe i określimy ścieżkę rozwoju zawodowego, dodatkowo udzielimy informacji o aktualnej sytuacji na rynku pracy (oferty pracy, kursy, szkolenia itp.).

Kontakt: