Tym razem o obowiązku archiwizacji dokumentacji w NGO. Wiele organizacji o wieloletnich tradycjach nie ma własnych siedzib lub wykorzystuje na ten cel prywatne mieszkania liderów. Rosną tomy dokumentacji z lat poprzednich, co z tym zrobić? Na ten temat rozmawiamy z dyplomowanym archiwistą Panem Zbigniewem Meisnerem.
1.Jakie dokumenty muszą być archiwizowane i jak długo przechowywane?
Różne jednostki organizacyjne (urzędy, przedsiębiorstwa, Stowarzyszenia, podmioty gospodarcze i inne) tworzą w okresie swej działalności dokumentację, która staje się częścią krajowej dokumentacji archiwalnej zw. KAT A oraz niearchiwalnej zw. KAT B. Ta ostania ma znaczenie czasowe i po upływie obowiązujących okresów przechowywania jest brakowana. Często więc traktowana jest przez „Aktotwórców” marginalnie jako mało znacząca. Nic bardziej mylnego.
2.Z czego wynika obowiązek archiwizacji i kto mu podlega?
Z mocy prawa – ustawa z 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach ( tekst jednolity Dz. U. z 2006r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.) zobowiązuję kierowników jednostek (w tym przewodniczących Stowarzyszeń i fundacji) do należytego gromadzenia i przechowywania dokumentów szczególnie kadrowych, płacowych, statutowych. Pomocne jest w tym miejscu Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002r. (Dz. U. nr 167, poz. 1375).
3.Czy można archiwizacji „dokonać we własnym zakresie”. A jeżeli tak to wg. Jakich zasad należy postępować?
Oczywiście, że można ale należy pamiętać, że niewłaściwe brakowanie dokumentów lub niezgodnie z obowiązującymi przepisami może spowodować nieodwracalne skutki i narazić firmę, bądź jej pracowników na kłopoty prawne i finansowe, zatem jej przedwczesne zniszczenie jest zagrożone taką samą sankcją karną, jaka przewidzenia jest za to przestępstwo w odniesieniu do materiałów archiwalnych.
Brakowanie nie może być działaniem doraźnym np. dla pozyskania powierzchni składowania, musi być dokonana przez osobę kompetentną, znającą strukturę organizacyjną „aktotwórcy’, prawo archiwalne oraz inne przepisy związane z powstawaniem dokumentów, szczególnie w sferze księgowej, kadrowej, technicznej, prawnej i organizacyjnej.
Czas przechowywania dokumentów w tej kategorii zamyka się w latach 0 do 50 (KAT. BC – KAT.50).
Po zakończeniu działalności firmy, instytucji dokumenty należy przekazać do właściwych składnic akt (zarejestrowanych w urzędzie marszałkowskim), które mają obowiązek wystawiania zainteresowanym osobom i urzędom stosownych odpisów, zaświadczeń lub kopii przechowywanych akt, zgodnie z zasobami regulowanymi rozporządzeniem ministra kultury z 10 lutego 2005r.
4.W jaki sposób należy utylizować dokumenty uznane za niepodlegające archiwizacji?
Jak już dokonamy we właściwy sposób segregacji i zgodnie z obowiązującymi przepisami wytypujemy dokumenty do zniszczenia (wybrakowania) to nie należy ich wyrzucać na śmietnik, powszechną praktyka jest przekazywanie tych dokumentów na makulaturę. Upewnić się trzeba przedtem, czy niszczone dokumenty nie zawierają informacji o danych osobowych. Przed ostateczną decyzją o zniszczeniu dokumentów należy zasięgnąć porady w placówce archiwum państwowego.
Zatem warto:
- Mieć świadomość (jeśli jestem „aktotwórcą”), że nie jest to „święte prawo mojej własności” lecz współtworzę i odpowiadam za dokumentację państwową,
- Pilnować czasu przechowywania dokumentów, by nie narazić siebie i współpracowników na wszelkiego rodzaju przykre konsekwencje,
- Powierzyć archiwizowanie firmy osobie kompetentnej,
- Pamiętać, że nośniki elektroniczne nie zastępują w pełni dokumentacji papierowej i bywają zawodne,
- Troszczyć się o własne „archiwum domowe” – rachunki, PIT‑y, opłaty, dokumenty lokalowe, zdrowotne itp. – może się okazać „zbawienne”.