ZAPYTANIE OFERTOWE nr 05/09/2017

gazeta okładkix500Zamawiający Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (KSON) zwany dalej „Jednostką audytowaną” („JA”) zaprasza do złożenia ofert:

I. Przedmiot zapytania AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu pn. „Wydawanie Biuletynu Informacyjnego Niepełnosprawni Tu ” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Społecznej Osób Niepełnosprawnych (PFRON)
2. Audyt przeprowadzany jest zgodnie z „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych” 3. Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie JA.

II. Zakres audytu zewnętrznego
Audyt powinien obejmować ogół działań, prowadzących do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji zadania/projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.

1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez JA. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez JA dokumentach związanych z realizowanym projektem.

2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
a. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
b. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
c. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez JA do rozliczenia przyznanego dofinansowania, są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

3. Audyt obejmuje w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
a. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
b. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji projektu),
c. sprawdzenie wniesienia przez JA wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
d. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu, e. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie, f. sprawdzenie statusu podatkowego JA (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. weryfikację sposobu monitorowania projektu przez JA (osiągania celu projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w projekcie, ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy JA prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r., Nr 113 poz. 759, z późn. zm.)
5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji projektu,
7. sprawdzenie, czy JA wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
8. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23)

III. Wartość dofinansowania projektu:
Wartość dofinansowania ze środków PFRON: 94 565,00 PLN IV. Okres realizacji projektu:
1) rozpoczęcie rzeczowe i finansowe realizacji: 2017-08-01
2) zakończenie rzeczowe i finansowe realizacji: 2017-12-31
3) złożenie sprawozdania finansowego i merytorycznego z realizacji zadania: 2018- 01-31

IV. Termin realizacji zamówienia:
Usługę należy wykonać w terminie 01.12.- 29.12.2017 z uwzględnieniem postanowień ust. IX p.1-2.

V. Kryteria wyboru:
- najniższa cena brutto - 50 %
- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów „miękkich” dofinansowanych przez PFRON– 30%
- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów „miękkich” dofinansowanych z funduszy unijnych – 15 %
- doświadczenie oferenta w przeprowadzaniu audytów zewnętrznych projektów z pozostałych źródeł – 5%

Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym (JA), a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.

VI. Warunki płatności
1.Na podstawie faktury, płatnej w terminie 14 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.
2.Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego (JA) raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem.

VII. Kwalifikacje Wykonawcy audytu zewnętrznego
1. Zamawiający (JA) powierzy zlecenie wykonania tej usługi podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
2. Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
3. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
a. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
b. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
c. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
d. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
4. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt a-b stosuje się odpowiednio.
5. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
a. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
b. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego. 6. Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
7. JA zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust.5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
8. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
9. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego JA. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
a. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności JA lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
b. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem JA albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz JA, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
d. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
e. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
g. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
10. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
11. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy JA, a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.

VIII. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
1) W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże JA:
a) wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 11.12.2017 r.
b) końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 22.12.2017 r. przy czym JA ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu.
2) Przyjęcie przez JA raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu. Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego. Potwierdzenie wydane przez audytora musi dotyczyć kwot i informacji zawartych w dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

IX.Termin złożenia ofert:
Ofertę należy złożyć osobiście w Karkonoskim Sejmiku Osób Niepełnosprawnych 58-500 Jelenia Góra, ul. Osiedle Robotnicze 47a (sekretariat) listem poleconym, lub mailowo (skany podpisanych oryginałów) na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Termin składania ofert upływa dnia 02.11. 2017 r. o godz. 12.00. Decyduje data wpływu oferty do KSON.

X. Termin wyboru oferty
Wybór oferty nastąpi do dnia 06.11.2017r. a wyniki zostaną opublikowane na stronie www.kson.pl. Pozostałe informacje:
1. Poziom ufności dla badania audytowego określa się na poziomie minimum 98%.
2. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty:
a. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
b. Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
3. Dokumenty dotyczące zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia:
a) wykaz wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu.
4. Potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające, iż wykonawca spełnia jeden z warunków określonych w lit. a), b), c):
a) wykonawca jest uprawniony są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),
b) wykonawca posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),
c) wykonawca w latach 2003-2006 zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,
5. Oświadczenie, iż osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia:
a) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
b) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
6. Oświadczenie, iż jednym z członków zespołu audytowego będzie osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający spełnienie tego warunku
7. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności bezstronności i niezależności od JA, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oświadczenie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”
8. Wzór umowy opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią firmową i na każdej stronie czytelnym podpisem osoby/osób reprezentującej/ych wykonawcę.
9. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem adresu e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..">Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
10. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami JA określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
11. Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi.
12. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone, bez podania przyczyn przez Zamawiającego.
13. W związku z sytuacją określoną w pkt. 5 Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze przewidziane w wyżej cytowanej ustawie.
14. JA zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, zwłaszcza w sytuacji, kiedy cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą JA może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
15. JA zamierza przeznaczyć na realizację niniejszego zamówienia kwotę 2470,00 zł. brutto (kwota zgodnie z budżetem zadania). 16.Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami Monika Żak, wyłącznie drogą mailową: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

XI. Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 1. 23.10.2017 r.

Stanisław Schubert,
Prezes KSON

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia.

Szukasz czegoś?

Pozostałe Projekty

Porady i Spotkania

Porady Prawne:

Masz pytanie lub problem, który wymaga porady. Zapraszamy do siedziby KSON. Darmowych porad udzielają;

  • Adwokat Elżbieta Gac
  • Prawnik Mateusz Nowak
  • z dziedziny odszkodowań komunikacyjnych - biegły sądowy Jerzy Wojtas

Porady Psychologiczne:

  • Psycholog - Pani Agnieszka Kudryńska
  • Psycholog - Pani Maja Kozłowska

Asystent Rodziny:

Poradnictwo z zakresu:

  • Problematyki Rodzinnej (problemy materialne, opiekuńczo-wychowawcze),
  • Pomocy Społecznej (świadczenia pieniężne i niepieniężne),

W każdy poniedziałek i czwartek w godzinach: 9.00 - 14.00 - Alicja Mroczkowska.

W sprawie konsultacji prosimy o kontakt z biurem KSON. Telefon 75 75 24 254, Telefon/fax - 75 75 23 183. Email: info@kson.pl

Porady Mediatora:

Kontakt: mediator.jeleniagora@gmail.com lub tel. 75 75 24 254, Telefon/fax - 75 75 23 183. Email: info@kson.pl

Uwaga: Osoby poszukujące pracy!

Uprzejmie informujemy Państwa, że istnieje możliwość skorzystania z bezpłatnych porad psychologa - doradcy zawodowego. W trakcie kilku indywidualnych spotkań zbadamy Pańsywa predyspozycje zawodowe i określimy ścieżkę rozwoju zawodowego, dodatkowo udzielimy informacji o aktualnej sytuacji na rynku pracy (oferty pracy, kursy, szkolenia itp.).

Kontakt: